Приложение InfoPath облегчает сбор данных с помощью электронных форм и последующее использование этих данных в других программах, системах и бизнес-процессах. Формы InfoPath разнообразны по уровню сложности — от простейших форм, предназначенных для членов небольшой рабочей группы, до более сложных форм, используемых всеми работниками организации.
Разметка форм
- При создании новой, пустой формы имеет смысл разместить ее элементы управления внутри макетных таблиц для построения структуры формы. Готовые макетные таблицы находятся в области задач Макет.
- Прежде чем приступать к созданию формы, попробуйте сначала наметить структуру формы на бумаге. Если заранее сформулировать и уточнить свои идеи, это позволит позже сэкономить время при конструировании формы в InfoPath.
- Для начала ознакомьтесь с учебными формами, которые входят в состав InfoPath и содержат полезные рекомендации. Чтобы открыть учебную форму, щелкните в области задач Конструирование формы ссылку Настройка образца.
- Цветовые схемы воздействуют лишь на определенные компоненты формы, включая стили заголовков, а также границы и ячейки в повторяющихся таблицах. Если в форме таких элементов нет, применение цветовой схемы не приведет к каким-либо видимым изменениям.
- Если необходимо создать форму InfoPath на основе печатной формы, можно воспользоваться повторяющимися элементами управления, которые позволяют построить более изящную и компактную структуру. Например, бумажная форма авансового отчета может включать таблицу с множеством пустых строк для записи сведений по различным статьям расходов. В форме InfoPath для экономии места лучше использовать повторяющуюся таблицу, и пользователи смогут включить в нее ровно столько строк, сколько требуется.
- Чтобы добавить рисунок в качестве фона формы, откройте диалоговое окно Свойства представления, установите флажок Использовать фоновый рисунок и затем в диалоговом окне Добавление фонового рисунка дважды щелкните нужный рисунок.
- Иногда текст внутри элемента управления оказывается «невыровненным» относительно наружного текста подписи. Это бывает особенно заметно, если у элемента управления удалена граница. Чтобы обеспечить автоматическое выравнивание текста, откройте диалоговое окно Свойства этого элемента управления, установите флажок Выровнять на вкладке Размер и нажмите кнопку Применить.
- Если форма слишком длинна или сложна, некоторые ее части можно переместить в разные представления, позволив пользователям выбирать то представление, которое они предпочитают. Для создания представлений используется область задач Представления. Затем можно ввести правило, которое обеспечит автоматическое переключение представления при открытии или отправке формы пользователем или при нажатии соответствующей кнопки.
- В форме можно изменить стиль и размер шрифта сразу для всех текстовых полей. Для этого задайте нужный шрифт и размер для какого-либо одного текстового поля, щелкните это поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Применить шрифт ко всем элементам управления текстового поля.
Работа с элементами управления
- Чтобы изменить размер сразу нескольких элементов управления, выделите все эти элементы управления. Выберите в меню Формат команду Свойства и внесите необходимые поправки на вкладке Размер.
- Чтобы пользователи могли при заполнении формы вставлять несколько табличных строк, воспользуйтесь повторяющейся таблицей. Например, можно создать повторяющуюся таблицу, которая позволит добавить в авансовый отчет именно столько статей расхода, сколько требуется.
- Чтобы изменить порядок столбцов в повторяющейся таблице, щелкните таблицу правой кнопкой мыши, выберите команду Изменить привязку и следуйте указаниям мастера.
- Если в создаваемую форму включить поля форматируемого текста, пользователи смогут, заполняя форму, вставлять в нее форматированный текст, разрывы абзацев, изображения, таблицы, а также маркированные и нумерованные списки.
- Чтобы дать пользователям возможность связывать файлы с заполняемой формой, вставьте в нее элемент управления «Вложенный файл». Набор типов файлов, допускающих вложение, можно при необходимости ограничить.
- Если какая-то часть формы не всегда обязательна для заполнения, ее можно разместить в дополнительном разделе. Пользователи могут вставлять и удалять дополнительные разделы при заполнении формы.
- Если пользователям нужно напомнить о необходимости ввести данные в определенный элемент управления, установите флажок Значение обязательно в диалоговом окне Свойства этого элемента управления. Когда пользователи будут заполнять форму, в обязательном для заполнения поле появится красная звездочка.
- При использовании текстового поля для вывода вычисляемого значения имеет смысл сделать это текстовое поле доступным только для чтения, чтобы пользователи случайно не изменили или не удалили это значение.
- Если содержимое списка определяется в зависимости от значений формы, показываемые в списке варианты будут меняться при вводе данных в форме.
- С помощью условного форматирования можно скрыть элемент управления в зависимости от того, какое значение введено в другом элементе управления. Например, можно скрыть текстовое поле с номером водительских прав, если пользователь ввел в другом элементе управления формы недопустимое значение возраста.
- С помощью средства проверки данных можно создавать шаблоны ввода данных, которые определяют, как пользователь должен вводить числа и текст в элементе управления. Например, для поля Телефон можно потребовать, чтобы пользователи заключали первые три цифры номера в скобки.
- Чтобы обеспечить ввод только тех значений элемента управления, которые принадлежат к определенному диапазону, создайте правило проверки данных для этого элемента управления. Например, можно ограничить статью расхода в авансовом отчете суммой 500 руб.
Работа с источниками данных
- Если форма создается на основе файла схемы XML (.xsd) или другого внешнего источника данных, и этот источник данных изменяется с помощью программы, отличной от InfoPath, то для обновления формы можно воспользоваться командой Преобразовать основной источник данных в меню Сервис.
- Чтобы быстро проверить, правильно ли привязаны элементы управления формы к полям и группам источника данных, укажите курсором на элемент управления. Появится значок привязки, а также имя поля или группы, к которым привязан элемент управления, и краткое описание неполадок, если они имеют место.
- В форме можно легко создать список или поле с раскрывающимся списком, для которого будет выполняться поиск значений в динамическом источнике данных, таком как база данных или веб-служба. С помощью диалогового окна Свойства можно подключить существующий список к источнику данных.
- Использование описательных имен для полей и групп источника данных заметно облегчает создание формы. Чтобы изменить имя поля или группы, щелкните правой кнопкой мыши это поле или группу в области задач Источник данных и выберите в контекстном меню команду Свойства.
- При конструировании формы на основе базы данных, веб-службы или другого существующего источника данных элементы управления можно быстро создавать, перетаскивая поля и группы в форму из области задач Источник данных.
Отправка форм
- Можно создать правило, которое определяет, следует ли после отправки формы пользователем оставить форму открытой, закрыть ее или создать новую форму.
- Можно создать форму, которую пользователи смогут отправлять в библиотеку форм узла Microsoft Windows® SharePoint® Services. Участникам рабочей группы будет легче работать с формами, сосредоточенными в одном месте.
- Можно создать форму, которую пользователи смогут отправлять в виде сообщения электронной почты Microsoft Office Outlook®. Включив поддержку отправки форм, можно будет указать получателей, тему и другие параметры сообщения.
Тестирование форм
- Чтобы быстро проверить в окне предварительного просмотра внешний вид и функционирование формы, нажмите клавиши ALT+P или кнопку «Просмотр». Чтобы закрыть это окно и вернуться в режим конструктора, нажмите клавиши ALT+C или кнопку «Закрыть».
- Во время предварительного просмотра в форме можно производить действия, которые могут выполнять пользователи, — добавлять экземпляры повторяющихся элементов управления, вводить данные в элементах управления, тестировать функции проверки данных, условное форматирование и установленные правила.
- В окне предварительного просмотра можно протестировать любой сценарий, добавленный в форму. Например, если был добавлен сценарий для кнопки, выполняющий вычисления при нажатии этой кнопки, то в окне предварительного просмотра можно нажать эту кнопку и проверить правильность ее работы.
Защита форм
- В диалоговом окне Параметры формы можно отключить некоторые команды и параметры, позволяющие пользователям сохранять, печатать, передавать и экспортировать заполненную форму.
- Разработчик формы может разрешить цифровые подписи для всей формы или для отдельных ее частей. Для добавления цифровой подписи пользователю будет достаточно нажать кнопку Цифровые подписи на панели инструментов Стандартная.
- Если цифровая подпись определена для шаблона формы, можно установить для него уровень защиты «Полное доверие», при котором форме разрешается доступ к файлам и параметрам, находящимся на компьютере пользователя или в другом домене.
Публикация форм
- Связанные между собой формы можно публиковать и хранить в библиотеках форм на узле SharePoint Services. Для этого выберите в меню Файл команду Опубликовать и затем следуйте указаниям мастера.
- Прежде чем публиковать форму в общей папке, необходимо убедиться, что пользователи имеют разрешения на запись в эту папку. Это позволит им заполнять форму и сохранять ее обратно в папке.
- При внесении изменений в опубликованный шаблон формы следует убедиться, что они не вызовут ошибок в существующих формах (файлах .xml), основанных на этом шаблоне. Чтобы просмотреть существующую форму с измененным шаблоном, выделите команду Просмотр формы в меню Файл, выберите пункт С файлом данных и откройте форму.
- Чтобы передать шаблон формы пользователям по электронной почте, сохраните или опубликуйте форму, а затем выберите в меню Файл команду Отправить форму в виде вложения.
Печать форм
- Чтобы создать версию формы для печати, создайте новое представление, скопируйте в него элементы управления формы и затем в диалоговом окне Свойства представления задайте параметры печати для этого представления, такие как страничные поля или колонтитулы формы.
- Чтобы вставить в форму разрыв страницы, выберите в меню Вставка команду Разрыв страницы. Чтобы увидеть, как разрыв страницы повлияет на внешний вид формы при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.
- Чтобы быстро посмотреть, какова ширина печатной страницы — и поместится ли на ней содержимое формы, — выберите команду Указатель ширины страницы в меню Вид.
- Чтобы в верхнем или нижнем колонтитуле формы печаталась текущая дата, выберите команду Колонтитулы в меню Вид. В диалоговом окне Формат верхнего колонтитула или Формат нижнего колонтитула введите &d в соответствующем поле. Чтобы увидеть, как дата будет выглядеть при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.
- Чтобы в нижнем колонтитуле формы печатались номера страниц, выберите команду Колонтитулы в меню Вид. В диалоговом окне Формат нижнего колонтитула введите Стр. &p из &P в поле Нижний колонтитул для печати формы. При печати формы в ее левом нижнем углу будет стоять колонтитул с текстом типа «Стр. 1 из 1».
- В InfoPath цвета и рисунки фона по умолчанию не печатаются. Чтобы включить печать фона, установите флажок Печать фоновых цветов и рисунков в диалоговом окне Параметры.
- С помощью мастера добавления представления печати для Word можно создавать и назначать представления печати формы для использования в Microsoft Office Word. Для этого необходимо создать файл XSLT. Дополнительные сведения см. в материалах пакета Microsoft Office InfoPath Software Development Kit (SDK).
Заполнение форм
- Красная звездочка в поле формы может означать, что в нем введены не все данные. Чтобы убрать звездочку, введите необходимые сведения и нажмите клавишу TAB.
- Появление вокруг поля формы красной пунктирной границы может быть вызвано тем, что в поле были введены данные не того типа. Чтобы ознакомиться с кратким описанием проблемы, щелкните поле правой кнопкой мыши.
- Если в поле выбора даты щелкнуть значок календаря, появится небольшой календарь, в котором можно выбирать даты. Для быстрой смены года щелкните текущий год вверху календаря, выберите нужный год с помощью стрелок и затем выберите дату.
- При заполнении формы с помощью команды Отправить сообщение можно передавать форму другим лицам, даже если у них на компьютере не установлена программа InfoPath. В тексте сообщения электронной почты адресат получит копию формы, доступную только для чтения.
- В программе InfoPath легко экспортировать данные из формы в электронную таблицу Microsoft Office Excel или на веб-страницу. Для экспорта данных воспользуйтесь командами Экспорт в меню Файл.
- С формами InfoPath, в отличие от веб-форм, можно работать в автономном режиме. После того как подключение будет восстановлено, заполненную форму можно будет отправить в нужное место.
- При заполнении формы можно открыть новую, пустую форму, основанную на текущей открытой форме. Для этого нажмите кнопку Заполнить форму на панели инструментов Стандартная. Пустая форма откроется в новом окне.
- Если работники должны предоставлять отчеты о состоянии, можно воспользоваться учебной формой InfoPath «Отчет о состоянии», чтобы собирать требуемые данные в единообразном, организованном виде. Для доступа к учебной форме выберите Учебные формы в диалоговом окне Заполнение формы.
- При использовании планшетного ПК InfoPath автоматически запускается в режиме письменного ввода, что позволяет писать пером прямо в форме. Чтобы вместо этого вводить данные с клавиатуры, достаточно отключить режим письменного ввода. Для этого снимите флажок Всегда запускать InfoPath в режиме письменного ввода в диалоговом окне Параметры.
- При заполнении формы планшетным пером преобразование рукописных данных в текст InfoPath по умолчанию осуществляется с 3-секундной задержкой. Этот интервал можно изменить на вкладке Рукописный ввод диалогового окна Параметры.
- При заполнении формы планшетным пером следует иметь в виду, что рукописный текст может быть выше и шире самого поля.
- Для заполнения формы в InfoPath не требуется, чтобы на компьютере был установлен пакет приложений Microsoft Office. Однако приложения Microsoft Office Outlook и Microsoft Office Excel понадобятся для использования команд Отправить сообщение и Экспорт в Microsoft Office Excel.
Разработка форм
- По умолчанию в InfoPath в качестве стандартного языка сценариев для формы используется Microsoft JScript®. Чтобы использовать вместо него язык Microsoft Visual Basic® Scripting Edition (VBScript), откройте диалоговое окно Параметры, перейдите на вкладку Конструктор и внесите необходимые изменения.
- Для отладки сценария в форме используйте в коде программную инструкцию отладки. В случае JScript это инструкция debugger;, а в VBScript — инструкция Stop. Вставив инструкцию отладки в код, сохраните его и просмотрите форму.
- Для выполнения отладки сценариев снимите флажок Запретить отладку сценариев на вкладке Дополнительно в диалоговом окне Свойства обозревателя в Microsoft Internet Explorer.
- Хотите разработать для своей формы собственный элемент управления Microsoft ActiveX®? Не забудьте определить такой элемент управления как безопасный для инициализации и безопасный для сценариев, чтобы его можно было открыть в InfoPath.
- Чтобы вручную изменить файлы XML, составляющие форму InfoPath, сохраните форму в виде набора отдельных файлов с помощью команды Извлечь файлы формы в меню Файл.
- После извлечения файлов формы становится доступным файл схемы XML (.xsd), создаваемый в InfoPath для новой, пустой формы. После этого файл .xsd можно использовать для работы с данными XML в других приложениях Microsoft Office.
(на основе материала сайта Microsoft)