Система автоматизации законотворческой деятельности Законодательного Собрания Пермского края

Автоматизация законотворческой деятельности представительного органа – сложная задача, решение которой охватывает множество процессов, процедур и сеервисов. Многогранность задачи требует выбора современных и высокотехнологичных средств автоматизации. Выбор Microsoft SharePoint  и Microsoft Office для задач автоматизации процессов Законодательного Собрания Пермского края позволил сделать реальностью единое информационное пространство с обеспечением сервисами не только аппарата Законодательного Собрания, но и депутатов. Поддержка автоматизированного исполнения процессов, электронные шаблоны документов, электронные паспорт закона и проект повестки пленарного заседания, мощные аналитические возможности – все это сделало возможным перейти на качественно новый уровень эффективности работы. 

О компании

С избранием в декабре 2006 года краевого парламента было завершено объединение двух субъектов РФ (Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа) и образовано единое Законодательное Собрание – представительный (законодательный) орган власти Пермского края.

На сегодняшний день в парламенте Пермского края работает 60 депутатов, более 600 помощников депутатов, а также 136 сотрудников аппарата Законодательного Собрания. В Пермском парламенте образовано пять комитетов и пять депутатских фракций, осуществляющих предварительное рассмотрение законопроектов.

Законодательное Собрание ведет активную работу по целевому развитию социально-экономической инфраструктуры региона. Деятельность регионального парламента направлена также на вовлечение в процесс принятия решений некоммерческих и негосударственных организаций, населения области..

Ситуация

С 2002 года управление документами представительного органа Пермского края осуществляется преимущественно в системе электронного документооборота DOCS Open. Электронные массивы информации в организации постоянно пополняются новыми данными. Базы данных содержат паспорта законов и постановлений, проекты повесток заседаний Законодательного Собрания, а также другие документы общего пользования.

Однако единого решения, которое бы могло обеспечить не только регистрацию и хранение документов, но и полную автоматизацию подготовки и прохождения документов с возможностью автоматического контроля, не было.

Поскольку в Законодательном Собрании Пермского края существовала концепция построения единого информационного пространства на базе портальных технологий, архитектура предполагаемого решения была определена.

Были понятны и цели:

  • Повышение эффективности документационного обеспечения процессов законотворческой деятельности ЗС;
  • Повышение эффективности процессов внутреннего взаимодействия в рамках организационной структуры ЗС.

Но этап анализа показал, что задача является далеко не такой простой.

Степень разветвленности законотворческих процессов потребовала скрупулёзной работы. Объем полученных моделей процессов был поистине огромен, а сроки реализации максимально сжатыми.

Выбор технологии

Система электронного документооборота Законодательного Собрания Пермского края построена на базе платформ Microsoft, а именно портальной платформы Microsoft SharePoint и офисного пакета Microsoft Office, а также платформы FlowPoint for SharePoint.

В качестве базового инфраструктурного программного обеспечения также используется программные продукты Microsoft – Microsoft Active Directory, Microsoft Hyper-V.

Использование портальных технологий значительно повышает эффективность информационного обеспечения процессов законотворчества, так как  для депутатов, их помощников исключительно важно получать актуальную и полную информацию в рамках законотворческого процесса, своевременно получать материалы к очередному пленарному заседанию.

Выбор SharePoint в качестве платформы системы позволил решить и еще одну задачу – консолидацию информации в едином информационном пространстве, обеспечение единой точки входа для доступа к ней и службы поиска. Сегодня портал в Законодательном Собрании является полноценными информационным ресурсом для сотрудников. На портале размещаются новости, анонсы событий и мероприятий, объявления, различные инструкции, проводятся опросы.

Использование платформы FlowPoint for SharePoint предоставляет возможность реализовать функционал системы в кратчайшие сроки с необходимым уровнем качества.

Платформа FlowPoint for SharePoint позволила не только сократить время на этапе разработки и внедрения процессов документооборота и законотворчества, но и существенно упростить поддержку решения, за счет использования визуальных средств проектирования процессов без применения программного кода.

Решение

Специфика деятельности представительного органа власти потребовала комплексного подхода к её автоматизации. Система автоматизации законотворческой деятельности Законодательного Собрания Пермского края (САЗД ЗСПК) автоматизирует полный жизненный цикл документов - от поступления в Законодательное Собрание до завершения контроля исполнения.

Можно выделить три крупных блока процессов в рамках деятельности Законодательного Собрания, автоматизируемых в рамках САЗД ЗСПК

1. «Классический» документооборот

  • Регистрация входящего документа
  • Подготовка исходящего документа
  • Подготовка распоряжения
  • Обработка докладных записок
  • Обработка заявок
  • Подготовка инициативных поручений
  • Исполнение поручения, резолюции, документа

 2. Работа с договорами

  • Регистрация и согласование оферты
  • Подготовка и согласование договора
  • Регистрация документа по исполнению договора
  • Подготовка документов к договору

 3. Процессы законотворческой деятельности

  • Внесение и подготовка к рассмотрению проекта закона/проекта постановления
  • Подготовка и принятие закона Законодательным Собранием ПК
  • Подготовка и принятие постановления (акта) Законодательным Собранием ПК
  • Подготовка заключений, аналитических записок, планов мероприятий
  • Подготовка повесток, решений, протоколов, постановлений
  • Подготовка выписок из протоколов
  • Подготовка и обработка поправок, предложений, замечаний

САЗД ЗСПК построена с использованием портальных технологий и функционально состоит из:

  • Системы исполнения процессов документооборота.
  • Электронных шаблонов документов.
  • Интерактивных отчетов.
  • Аналитических отчетов.
  • Электронного проекта повестки пленарного заседания.

Система исполнения процессов документооборота обеспечивает маршрутизацию заданий процессов документооборота (в том числе с учетом недоступности и делегирования), контроль регламентных сроков исполнения, эффективные средства анализа истории процессов.

Система подготовки документов на базе электронных шаблонов позволяет пользователям САЗД автоматически создавать документы из шаблона на конкретном этапе процесса, исключить ошибки, связанные с оформлением документов, автоматически изменять вид документа в зависимости от статуса документа.

Интерактивные отчеты – электронный паспорт закона/постановления предоставляют следующий функционал:

  • Автоматизированное наполнение документами паспорта закона (постановления)
  • Получение актуальной информации в реальном времени
  • Просмотр документов, сопровождающих законотворческий процесс, в электронном виде
  • Представление информации, содержащейся в паспорте закона (постановления), в удобном для пользователя виде
  • Получение данных по истории изменения информации в разделах паспорта закона (постановления)
  • Предоставление доступа к документам и информации по контролю исполнения законов (постановлений)

Электронный проект повестки пленарного заседания позволяет автоматически формировать перечень вопросов, предполагаемых к рассмотрению на основе данных процессов документооборота, вести архив заседаний и обеспечивать оперативный доступ к документам по рассматриваемым вопросам.

Полный перечень аналитических отчетов насчитывает более 100 печатных форм и позволяет структурным подразделениям ЗСПК производить многокритериальный анализ данных по документообороту

Преимущества

В результате внедрения САЗД ЗСПК предполагается достигнуть следующих результатов:

  • сокращение сроков доставки информации до пользователей;
  • полнота, достоверность и актуальность хранимой информации;
  • безопасность процедур хранения и обращения информации в рамках системы;
  • соответствие документов действующим требованиям к их оформлению;
  • перевод на технологии безбумажной работы с документами максимально возможного количества участников;
  • взаимосвязанные процессы охватывают весь жизненный цикл документа;
  • выполняется распределение ролей и полномочий в ходе выполнения процесса;
  • реализация в процессах автоматического прохождения документа по организационной структуре (минимизация ручного выбора пользователей);
  • электронное согласование документа сокращает время  его рассмотрения;
  • оперативный контроль исполнения поручений, резолюций, в том числе, автоматический контроль по регламентным срокам;
  • доступ каждого участника процессов любой момент к информации об этапах и состоянии прохождения документа;
  • полное отображение в истории процессов участников, заданий, принятых решений, сроков обработки документов.